Factores Clave a Considerar al Comprar un Sistema de Gestión de Patio o YMS

Seleccionar e implementar un nuevo sistema de información puede ser un desafío. Existen industrias enteras para ayudar a las empresas a comprar e implementar sistemas convencionales como la gestión de almacenes (WMS), la gestión del transporte (TMS) y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Los criterios para seleccionar un sistema empresarial estratégico no son los mismos para soluciones puntuales más pequeñas.

A menudo, al comprar una solución puntual, las empresas aplican un enfoque que no es relevante o simplemente no aplican los recursos adecuados a este tipo de proyectos.

En este artículo, proporcionaremos algunos consejos sencillos sobre qué considerar al comprar un sistema de gestión de patio (YMS).

De hecho, creemos que hay puntos clave que deben responderse al seleccionar e implementar un sistema de logística YMS:

Establezca los problemas comerciales clave que debe resolver un YMS

Si bien este punto parece obvio, como proveedor de soluciones, a menudo se encuentra que los operadores tienen dificultades para cuantificar el impacto real de un astillero mal administrado. Por ejemplo, un minorista puede tener problemas para ubicar remolques dentro de su patio.

Este es un problema operativo que generalmente se mide en minutos desperdiciados buscando el remolque. Sin embargo, el asunto clave del negocio es que estos retrasos impactan en la puntualidad de la descarga de los productos lo que, a su vez, significa que los puntos de venta no están recibiendo el producto a tiempo y por lo tanto están perdiendo oportunidades de venta.

Con demasiada frecuencia vemos empresas que se centran en los problemas operativos de bajo nivel y pierden de vista el panorama general en detrimento del rendimiento general de la inversión del proyecto.

Determine hasta qué punto se integrará su YMS en el resto de los sistemas de su cadena de suministro

Esto a menudo se considera como «¿Será el sistema un sistema autónomo o no?». A menudo, esta pregunta se responde mejor una vez que hemos identificado los procesos comerciales clave que debemos mejorar.

Si, por ejemplo, hemos determinado que el problema real es mejorar nuestra entrega a tiempo a las tiendas, será esencial que el sistema de patio reciba una alimentación de datos del TMS.

También puede haber otros sistemas existentes que necesiten recibir información del YMS. Cualquiera de estos escenarios dictará que el YMS debe integrarse en los sistemas existentes de la cadena de suministro y esto requerirá recursos internos de TI.

¿Tiene el compromiso del resto de la organización?

El compromiso de la alta dirección con un proyecto es esencial para el éxito de cualquier iniciativa operativa.

Muchas veces veremos que un proyecto de YMS se inicia desde un departamento en particular (por ejemplo, transporte). Esto inicialmente puede tener sentido ya que la mayoría de los costos y beneficios provienen del departamento de transporte. Sin embargo, un proyecto de gestión de patio requerirá necesariamente la cooperación de varios departamentos dentro de la organización.

Los procesos comerciales deberán cambiar y esto afectará las áreas del negocio que pueden no recibir tantos beneficios del proyecto. Un patrocinador ejecutivo debe poder transmitir los objetivos corporativos a todos los departamentos afectados y garantizar que haya aceptación y compromiso en todos los niveles.

Decida si la solución será SaaS o local

En el entorno actual, esto se está volviendo cada vez más un problema, sin embargo, sigue siendo muy importante resolver esta pregunta antes de comenzar la búsqueda de una solución. Algunos de los factores a considerar son:

  • ¿Cuál es la carga de trabajo actual de mi departamento de TI? ¿Podrán respaldar el sistema?;
  • Dada la escasez de mis recursos de TI, ¿este proyecto es lo suficientemente estratégico como para asignarle recursos internos?;
  • ¿Cuáles son las consecuencias de los costos a corto y largo plazo del hospedaje interno frente al externo?;
  • ¿Esta decisión limitará mi elección de posibles soluciones (es decir, los proveedores ofrecen tanto en las instalaciones como en SaaS)?

Determine el tipo de sistema: el mejor de su clase u oferta de sistema existente

Es probable que su solución WMS o TMS existente ya proporcione una solución YMS como módulo; es posible que ya tenga esta solución. Si ese es el caso, el segundo punto que mencionamos podría no ser un problema. Sin embargo, el objetivo esencial es, ¿le permitirá el módulo YMS lograr los beneficios deseados?

Independientemente del enfoque que elija, hay varios elementos de solución que debe considerar:

  • ¿Cuál es el nivel de experiencia del proveedor con respecto a la gestión del patio?;
  • ¿Cuál es la base tecnológica de la solución? ¿Es esta tecnología reciente (es decir, basada en la web) y qué tan comprometido está el proveedor con su respaldo?;
  • ¿Qué tipo de tecnología móvil se está utilizando? ¿La solución utiliza dispositivos propietarios o son compatibles los dispositivos comunes construidos en sistemas operativos como Android?;
  • ¿Qué tan flexible es la solución ? ¿Se puede configurar la solución para que se adapte a sus procesos comerciales o necesitará cambiar su forma de operar para adaptarse a la solución?

Un cambio importante en cualquier nivel siempre es un desafío; seleccionar e implementar una solución de software no es una excepción. A menudo encontramos que las empresas comienzan su búsqueda con información incompleta en términos de los beneficios potenciales y el impacto en la operación que proporcionará un YMS.

Esperamos que estos factores sean beneficiosos para la preparación de la selección de un sistema y el éxito final de la implementación de uno.