8 tips para gestión de Órdenes de Trabajo

Consejo uno. Administración Integral con software para ordenes de Trabajo
Este proceso situado en el menú Movimientos del módulo Planeamiento y Control de Producción, es el tablero primordial de las Órdenes de Trabajo. Está desarrollado para efectuar la mayor parte de las acciones que deja CAPATAZ sobre las Órdenes de Trabajo (OT). Contiene múltiples solapas, que muestran una vista de la información de las órdenes existentes. Dispone del Panel de Procesos Relacionados, que deja abrir nuevos procesos sin salir de la Administración Integral de OT.
Ciertas funciones posibles son: Producir OT (Imprimir); Alterar OT (su cabecera, insumos, operaciones, notas, costos indirectos, subproductos); Reservar Insumos de la OT; Lanzar OT; Registrar Consumos y Devoluciones de Insumos; Registrar Novedades de Operaciones, Máquinas usadas, Obreros y tiempos; Declarar lo producido y registrar devoluciones de lo producido; Cerrar Órdenes de Trabajo; Cancelar OT; Asignar OT a usuarios; Pedir Materiales para OT; Tercerizar OT; Trasferir productos y también insumos de la OT; Imputarle gastos; Planear la OT en el tiempo; etc..
Cada una de las funciones precedentes, se halla alcanzable desde el menú del proceso. Mas asimismo hay un proceso individual con cada función, en el menú del módulo, para permitir entregar acceso distinguido a los diferentes usuarios del sistema.
Desde este panel, es posible registrar y preguntar toda la información relativa a las Órdenes de Trabajo.

Consejo dos. Preguntar lo registrado en la OT
Para poder preguntar todo lo referente a una o bien múltiples Órdenes de Trabajo, se dispone de múltiples procesos: el más esencial es la Consulta General de OT, que se halla en el menú del módulo Planeamiento y Control de Producción, mas alcanzable asimismo a través de hipervínculo desde cualquier grilla de proceso que contenga la columna de la entidad Orden de Trabajo (t_comp, N_of). Al hacer doble click sobre el hipervínculo, se va a abrir la Consulta Integral de OT, que muestra toda la información relativa a la orden elegida (y asimismo deja buscar otras OT a preguntar).
La información que muestra es: datos generales de la OT; Insumos planeados; Procesos Planeados; Notas; Orígenes (de dónde procede); Entregas de Insumos (Consumos de Materiales registrados); Novedades de Operaciones registradas; Números de Series que intervienen; Trasferencias de Insumos y Productos; Escalas que participan; Motivos de Acontecimientos registrados; Asignaciones a usuarios; Gastos encausados a la OT; Peticiones de Compras de la OT; Órdenes de Compras de la OT; Información de Auditoría de acontecimientos registrados a la OT; Documentos Adjuntos a la OT.
Toda esta información mostrada, por norma general en grilla, puede ser exportada a diferentes formatos y asimismo impresa.

Consejo tres. Factores de los procesos de OT
La mayor parte de los procesos de CAPATAZ, y particularmente los de las Órdenes de Trabajo, disponen de factores propios que rigen su comportamiento. Se puede acceder a los factores de los procesos desde el Menú Primordial de CAPATAZ, Herramientas y después Factores de la Empresa.
Otra opción alternativa es acceder desde el formulario primordial de cada proceso. Por servirnos de un ejemplo, podemos acceder a los factores del proceso Lanzar OT abriendo dicho proceso y dirigiéndonos a el rincón superior derecha del formulario, donde encontraremos un hipervínculo que afirma “Parámetros”. Ingresando a esta alternativa, se van a mostrar todos y cada uno de los factores pertinentes al proceso activo. En un caso así, el proceso muestra 5 factores que señalan los valores posibles y un comentario relativo. Solo como ejemplo, mencionaremos uno de los factores y el lector va a poder comprobar el resto por su cuenta:

En el caso de que requiera un comportamiento del proceso que no está contemplado, se aconseja que revise la ayuda del proceso pertinente (tecla F1) y también inspeccione los factores del proceso.

Consejo cuatro. Notas de OT
Esta característica esencial, deja registrar una cantidad ilimitada de notas en la Orden de Trabajo, guardando el historial por cada OT. Dichas notas constan de una data y hora de registración, autor y un texto libre. Se pueden añadir, alterar y quitar Notas de OT desde el proceso Modificación de OT, en la solapa Notas.
Las notas de Órdenes de Trabajo complementan toda la información que puede contener la OT, así sea en sus leyendas, observaciones, insumos, operaciones y/o documentos adjuntos.
Puede preguntar las notas de OT sin alterarlas desde la Consulta Integral de OT, mentada en puntos precedentes. Los usuarios que tengan acceso al proceso Modificación de OT, van a tener asimismo la posibilidad de editarlas.
Finalmente, a través de la personalización de los informes, es posible añadir las notas de OT en los reportes que lo requieran.

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Consejo cinco. Adquirir Materiales para OT
CAPATAZ deja adquirir materiales para una o bien múltiples Órdenes de Trabajo, por única vez o bien conforme se marchan definiendo los materiales que se planea emplear en ellas. Esto es posible desde el proceso Administración Integral de OT, botón Pedir Materiales (ALT+S) y/o desde el pertinente proceso Pedir Materiales. Para usarlo hay que escoger, anteriormente en la grilla, las OT que se desean procesar y presionar el botón Pedir Materiales, que va a abrir un formulario como el que se muestra ahora. El proceso deja escoger diferentes factores que intervienen en la adquisición, cantidades, distribuidores y otras condiciones. Y esencialmente si se van a abrir Peticiones de Compras (que más tarde el comprador transformará en Órdenes de Compras) o bien si de forma directa se van a abrir Órdenes de Adquiere en el circuito de Compras.
Es esencial resaltar asimismo, que el proceso deja adquirir en múltiples ocasiones, llevando los parciales y pendientes de compras. Además de esto, deja adquirir en forma incremental, conforme se marchan definiendo los materiales que participan en las OTs. Esto resulta realmente útil en industrias en las que se marcha definiendo la ingeniería del producto al unísono que se marcha realizando.

Consejo seis. Reservar Materiales para OT
Para asegurar que toda Orden de Trabajo que se lance a fabricación tenga material suficiente, se puede usar la función Reservar Insumos, libre en Administración Integral de OT. Esta comprueba que la lista de insumos planeados de la OT, esté cubierta por stock libre y, en caso afirmativo, reserve estos materiales para la orden. En el caso de restantes, se notificará al usuario y dejará producir un reporte. Cabe aclarar que hay que señalar el rango de depósitos que considerará el proceso.
La reserva de materiales no implica movimiento de registración de stock, ni movimiento físico del material: es sencillamente un cálculo que efectúa el proceso. En cualquier instante es posible liberar el material, caso de que se requiera por una orden con mayor prioridad.
La reserva de materiales asimismo se marcha liberando con el consumo de exactamente los mismos o bien con el cierre de la OT. Si se respeta el circuito de las Órdenes de Trabajo, es posible a través de esta funcionalidad, asegurar que las OT lleguen a fabricación con stock suficiente.

Consejo siete. Partidas (lotes) de OT
Para industrias y empresas por lo general que requieren el empleo de lotes (debido a trazabilidad o bien al control de stock por lotes, por poner un ejemplo) es posible trabajar con partidas en todos o bien ciertos ítems (artículos) que participan en las OT. En casos en que la fabricación incluya múltiples niveles de grado de preparación (OT Semielaborados) se va a deber usar partidas en todos y cada uno de los artículos de la cadena, para asegurar la trazabilidad.
Usando partidas en los insumos, al ingresar al stock el material, se va a crear una nueva partida y va a aumentar el stock de dicha partida. Al consumir esta partida con una o bien múltiples Órdenes de Trabajo, CAPATAZ garantizará la trazabilidad, el costo real de la OT y actualizará el stock de partida. Al declarar producción de una OT, sea esta de un semielaborado o bien un producto terminado, asimismo se va a crear una nueva partida, incrementando el stock de exactamente la misma.
Al trasferir el material entre depósitos, la partida cambiará de depósito en la cantidad transferida. Al despachar al cliente del servicio el producto terminado y otorgarle acceso a su app servicio tecnico, se efectúa la baja de stock de la partida de manera automática. Por último desde el Explorador de Trazabilidad de CAPATAZ, es posible trazar cualquier partida elaborada/fabricada y conocer su historial, hasta conseguir las partidas de los materiales que participaron.
En forma complementaria existe, en el módulo PCP, un informe llamado Partidas de OT que muestra todas y cada una de las partidas consumidas y producidas por cada OT en un periodo de tiempo definido por el usuario.

Consejo ocho. Documentos adjuntos de OT
Una función interesante del circuito de OT, es la posibilidad de anexar en forma ilimitada documentos a la Orden de Trabajo. Estos documentos adjuntos pueden ser imágenes (que se van a mostrar representados en el visor de imágenes del panel de procesos relacionados, por poner un ejemplo en el proceso Administración Integral de OT) o bien cualquier otro género de documentos, como planillas Excel, Word, PDF, etc.. Aconsejo repasar las notas de weblog que refieren a documentos adjuntos, para mayor información.
Solo resta mentar acá que los documentos adjuntos tienen control de acceso y pueden ser usados para ser impresos en las Órdenes de Trabajo, etiquetas y otros reportes de CAPATAZ, a través de el Administrador de Reportes. Particularmente, la imagen anexa a las OT o bien a los Artículos de la OT (insumos y productos) es de enorme utilidad visual, en tanto que deja identificar de manera rápida los ítems, esencialmente en empresas donde el catálogo de artículos es muy grande y los códigos y descripciones de ítems resultan deficientes para encontrarlos de manera ágil.